Dentro de las estrategias para saber si tu tienda sí está dando los resultados que necesitas y poderte plantear metas, está la ejecución regular de un inventario.
Un inventario no es más que el conteo de las unidades que hay dentro de la tienda de cada una de las referencias que se venden. Puede sonar algo dispendioso, pero los beneficios que trae son muchísimos. Además, no hay necesidad de hacerlo muy seguido y después de la primera vez, se hace más fácil cada vez.
Basándote en esto, puedes tomar decisiones importantes, y verás qué productos podrías, por ejemplo, poner en promoción para que sean más visibles, o buscar estrategias para que roten más.
A continuación encontrarás un paso a paso para hacer un inventario sencillo pero completo, para que sepas constantemente, con qué cuentas en tu tienda.
Planifica el Inventario
La idea de hacer un inventario es ayudar en el proceso de ventas y en el manejo de tu tienda, entonces, la manera en la que se plantifique debe hacerse buscando siempre el beneficio de ella.
Lo primero es escoger un día de la semana en el que no haya tanto movimiento, pues debe estar cerrado durante la ejecución para que el inventario pueda ser consistente. Lo que sí puedes ir haciendo previamente es organizando los productos para que en el momento de hacer el inventario, todo esté a la mano. Es decir, revisar que todos los detergentes estén en el mismo lugar, todos los papeles higiénicos juntos, etc.
“Limpia” los almacenamientos temporales
Si tienes lugares donde pones cosas temporalmente, ubícalas para el inventario con sus productos afines. Es decir, si tienes unas galletas en promoción en junto a la caja registradora; llévalas a donde generalmente tienes las galletas, en la sección de panadería, para poder ejecutar el conteo de la manera más organizada posible.
Ordena tus existencias por tipo de producto
Revisa que cada uno de los productos que tienes está en la sección adecuada. En caso de que no le hayas asignado una sección a los productos, empieza por hacerlo. Es decir, las galletas, los panes tajados y los panes bolita, deben ir todos en la sección de panadería Esto hará que el proceso sea mucho más fácil, además, evitará situaciones incómodas, como por ejemplo los olores a jabón que se pegan del pan, si están ubicados uno al lado del otro. Esto también hará que la tienda se vea más organizada.
Simplifica la cuenta
Organiza los productos de manera que te sea más fácil contarlos. Es decir, las papitas de paquete vienen en varias presentaciones. Sepáralas de acuerdo a esto. (paquetes personales, familiares, mega…)
Ejecuta el conteo de manera ordenada
Crea el archivo en donde vas a hacer el inventario. Puede ser un medio físico o uno virtual, depende de los gustos personales. Lo importante es que el que escojas quede establecido para poder seguirlo usando en próximas ocasiones, y así, poder hacer comparativos y demás.
Luego, genera los campos en donde vas a poner las cantidades. Puedes empezar generando las secciones, luego las referencias y finalmente las presentaciones en las que viene cada una de ellas.
Ahora sí. ¡A contar! El conteo debe hacerse mínimo dos veces, para evitar grandes errores, y ambos resultados deben ser escritos en donde estemos haciendo el inventario. Son muchas cosas y no es un buen momento para dejarle la responsabilidad a la memoria.
Ajusta las diferencias
En caso de que los dos conteos hayan dado lo mismo, dejamos como cantidad definitiva ese número. Si dieron cantidades diferentes, debes volver a contar las veces que sea necesario para que haya una respuesta consistente.
Documenta las mermas adecuadamente
Es posible que durante el proceso del inventario encuentres mercancía dañada, vencida, averiada. Esta mercancía se conoce como “merma” y es importante ponerla en el inventario y especificar a qué proceso pasa. Es decir, puede ser que haya sido dejada en consignación, entonces debe entrar en proceso de reposición; o también puede ser que se vaya a descartar. En cualquier caso, esto debe especificarse en las notas del inventario.
Totaliza
Al terminar todos estos procesos, es hora de totalizar. Establece los totales.
Un inventario puede ser tan específico como se quiera. Esto quiere decir que en él ponerse en la clasificación de los productos, categorías como fecha de vencimiento, estado del empaque y demás.
También pueden totalizarse las cantidades en una unidad mínima común. Por ejemplo, si estás inventariando papitas de paquete marca Paps (digamos que esa marca existe), esa unidad mínima común sería GRAMOS.
Así, mediante unas cuantas multiplicaciones sencillas, podrás saber cuánto tienes en total de cada producto. Por ejemplo: si tienes 10 paquetes de 35gr.; 12 paquetes de 80gr y 7 paquetes de 120 gr. cuentas la cantidad de cada presentación y luego multiplicas por los gramos que contiene cada una, así: 10und x 35gr = 350gr sumado con 12und x 80gr = 960gr sumado con 7und x 120gr = 840gr Sumas el total de los gramos: 350gr + 960gr + 840gr = 2.150gr. En total tendrías 2.150gr. de papitas de paquete marca Paps.
Con estas simples indicaciones estás listo para hacer tu primer inventario básico.
Así, llevaras un control más detallado de tu tienda y podrás ir implementando estas prácticas que son saludables para impulsar tu negocio.
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