fbpx

Qué es la contabilidad y para qué sirve en un pequeño comercio

contabilidad

Muchas veces los pequeños negocios o tiendas son manejados por el instinto y en cómo se considera importante administrar la plata que entra y sale, sin embargo, no se tienen en cuenta algunas consideraciones básicas sobre la contabilidad y el impacto positivo que tiene la adecuada organización del dinero.

De acuerdo con la ley colombiana toda persona natural o jurídica que tenga un negocio (sin importar su tamaño y los productos o servicios que vende) debe llevar un registro contable, es un factor importante a tener en cuenta porque si no se cumple, puede llevarle a tener multas o problemas relacionados con los impuestos, o incluso puede perder su negocio.

¿Pero cómo hacer esto de manera más sencilla y accesible?

Veamos para qué es útil la contabilidad y algunas recomendaciones para que pueda organizarla de manera satisfactoria.

¿Qué es la contabilidad?

La contabilidad es una parte de la economía que se encarga de obtener toda la información financiera externa e interna de las empresas (sin importar su tamaño), que permite el control y la adecuada toma de decisiones:}

  • Contabilidad externa: también conocida como contabilidad financiera, busca consolidar la información del patrimonio de la empresa y sus resultados, por ejemplo, qué se tiene a nombre del negocio. Esta información, la solicitan los bancos al momento de solicitar un crédito porque viene a ser algo así como el soporte en caso de que no se pague la deuda a tiempo.
  • Contabilidad interna: o contabilidad de gestión, es aquella que comprende los costes, presupuestos y los indicadores de ganancia o pérdida.

En otras palabras…

Es anotar o registrar, sumar e interpretar todas las operaciones que suceden diariamente en su negocio.

¿Para qué sirve la contabilidad?

Llevar apropiadamente todas las cuentas del negocio le permitirán saber…

  1. Si está ganando o perdiendo dinero.
  2. A dónde va el dinero ganado (inversión).
  3. Cuánto le deben sus clientes.
  4. Cuánto debe y qué respaldo tiene para pagar
  5. Cuánto dinero tiene invertido en el negocio y si esta inversión ha aumentado.
  6. Si el negocio puede sostener una solicitud de crédito para invertir.

Recomendaciones para llevar la contabilidad

Brindaremos algunos consejos para llevar una buena contabilidad en el negocio y no perderse en las deudas y así saber si cuenta con ganancias o en dónde puede hacer mejoras financieras.

Veamos…

1. Realice un balance general

El balance general es una operación que realiza con toda la información contable de su tienda o negocio para conocer su situación en una fecha determinada.

Este le servirá para conocer con qué cuenta realmente en su tienda, de cuánta es la ganancia al mes, cuánto suman las deudas o si está en capacidad de adquirir nuevos créditos, saber el capital que tiene para cubrir los gastos fijos para el funcionamiento del negocio, reconocer si hay clientes que le deben plata y si usted debe dinero a proveedores.

Puede llevar los registros diarios, semanales, quincenales o mensuales que le ayudarán a tener insumos para hacer el balance general.

Siempre que lleve los registros de sus ingresos, los egresos (pago a proveedores, pago de servicios públicos, renta, pago de nómina o personal y otros gastos fijos), cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inventario de productos, inventarios de materia prima (en caso de que usted realice los productos que vende), inventario de producto terminado.

Al realizar este registro usted sabrá cómo se encuentra su negocio en temas de finanzas.

2. Controle el inventario

Es importante mantener al día el inventario de todos los productos que usted ofrece en su negocio.

Hoy en día puede encontrar en Internet distintas aplicaciones para descargar en el celular que le pueden servir de mucha utilidad para registrar el inventario, teniendo en cuenta diferentes elementos esenciales como:

  • Cantidad del producto
  • Costo de venta de cada producto
  • Rotación (en qué momento deberá comprar más productos)

3. Administra bien tu caja menor

La caja menor es una reserva de dinero que se destina para pagar gastos de menor cuantía en la tienda o negocio. Usted mismo podrá identificar cuántos gastos máximos y cuál es el tope de cada gasto, que se puede cubrir con la caja menor.

Puede tener en esta caja una reserva para gastos inesperados y para aquellos gastos menores que sabe que tendrá que realizar en la semana. Por ejemplo, la gasolina de la moto con la que hacen domicilios, si debe comprar un bombillo que se fundió, etc.

Tenga en cuenta que la administración de la caja menor es muy importante, lleve a cabo estas recomendaciones:

  • Cada compra que realice con plata de caja menor debe tener su recibo o factura de respaldo de la compra realizada.
  • La caja menor por lo general es administrada por la persona que se encarga de la caja registradora.
  • Asigne un monto fijo para la caja y el tiempo que este le sirve. Por ejemplo: si a la semana usted tiene una caja menor de $80.000 pesos, y fueron gastados $48.000 pesos, a final de la semana usted añadirá $32.000 pesos.

4. Establezca prioridades, organización y seguimientos

Como mencionamos al principio, a veces la contabilidad se suele dejar de lado o se deja para después y no hace parte de las prioridades de su negocio. Este es un error en el que caen muchas personas y que finalmente, termina por pasarles factura.

La contabilidad es una prioridad en el negocio, seguramente ya se ha dado cuenta lo fundamental que es llevar adecuadamente las cuentas, hacer una buena organización de archivo de los recibos, facturas y otros respaldos necesarios y cómo poder hacer seguimiento de las deudas, los ingresos, los pasivos y activos.

Mantenerse al día con las finanzas le permitirán saber si puede obtener un crédito online, incluso si lo que busca es hacer un préstamo para saldar deudas que lleva arrastrando más tiempo del necesario.

5. Utilice la herramienta que le es más fácil y cómoda de usar

La contabilidad puede ser un proceso dispendioso y que requiere de tiempo de calidad para hacerlo de manera adecuada y rigurosa, pero a pesar de ello, trae más beneficios y seguridad financiera.

Dicho esto, usted puede utilizar muchas herramientas para llevar la contabilidad de su negocio, puede comenzar por hacer una tabla de Excel y llevar allí todos sus registros, o descargarse aplicaciones para celular, las hay gratuitas y pagas, que le indicarán los ítems y valores que deberá agregar en cada espacio o pagar por un software mucho más complejo, que hará casi todo por usted.

Si su negocio apenas está comenzando o es muy pequeño, no dude en hacer el seguimiento en Excel, en Internet usted encontrará formatos que le guiarán por todo el proceso, así como videos o páginas que brindan información básica de cómo seguirlo.

6. Conoce tus obligaciones fiscales

La contabilidad va de la mano con las normas que hay en el país, por lo que es importante que conozca cuáles son los impuestos que debe pagar su negocio acuerdo al tipo de actividad que realiza, tener en cuenta las fechas de pago, los montos, etc.

Si no sabe cuáles son esas normas, cómo presentarlas a tiempo y cuáles son los pagos que debe realizar de impuestos, no dude en consultarle a un contador, esa persona le guiará en el camino, para que evite que su negocio tenga multas y pierda dinero.

Esperamos que estas recomendaciones hayan sido de gran utilidad, déjanos en la cajita de comentarios si tienes alguna inquietud o alguna otra sugerencia que consideres importante para llevar la contabilidad de un negocio.

En Credituti queremos que tu negocio crezca por eso brindamos créditos online seguros, sin necesidad de intermediarios, rápido y confiable. No dudes en ponerte contacto con nosotros.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.

Para tiendas, negocios y comercio

Simula tu crédito en línea

PSE con promosumma

Vas a ingresar a la página de pagos PSE de Promosumma donde podrás pagar las cuotas de tu crédito de CrediTuti.