Muchas pymes o pequeñas empresas suelen llevar las finanzas y el área contable porque está requerido por ley, sin embargo, muchas veces no se dan cuenta que esto hace parte de la estructura empresarial, así como un elemento fundamental para la toma de decisiones informadas.
De igual manera, en ocasiones este es un proceso que suele hacerse de forma “instintiva”, no necesariamente organizado, planeado o estructurado, lo que puede conllevar a pérdidas económicas o a consecuencias negativas en las decisiones financieras.
Aquí veremos…
- Qué es la planeación financiera y por qué es importante.
- Quiénes participan en el proceso.
- Tips para desarrollar la planeación financiera
¿Qué es la planeación financiera?
Para entender la planeación financiera es necesario comenzar por saber el concepto de finanzas corporativas e inteligencia financiera.
Estas se encargan del análisis y estudio de ciertas variables empresariales con el fin de tomar decisiones que permitan alcanzar objetivos tales como crear más capital, hacer crecer la empresa, adquirir nuevos negocios, realizar inversiones a la empresa, etc.
Como lo mencionamos antes, este rubro de la gestión empresarial debe ser tomada en cuenta para cualquier decisión estratégica para la Empresa, ya que busca el uso eficiente y sostenible de los recursos financieros que posee.
De esta forma, la planeación financiera es una herramienta clave de la gestión empresarial que obtiene el seguimiento y control interno, mejora los procesos en la toma de decisiones, así como el alcance de metas y objetivos.
La planeación como tal es un proceso:
- Flexible.
- Adaptable.
- Medible.
- Dinámico.
¿Por qué es importante hacer un plan financiero empresarial?
Las empresas por lo general no nacen grandes, requieren de todo un proceso de planeación para su creación, desarrollo, crecimiento y, sobre todo, sostenibilidad en el tiempo.
Así que sin importar el tamaño de la empresa (puede ser un emprendimiento, una pyme con 20 a 50 personas o una empresa de más de 300 empleados), la planeación de diferentes áreas de la organización no es para tomárselo a la ligera.
Así que la planeación financiera permitirá:
- Determinar los objetivos a corto, mediano y largo plazo con sus respectivas metas parciales y/o finales.
- Cuantificar los recursos (humanos, tecnológicos, operativos y financieros) que se tienen en ese momento y los que se necesitan para una operación efectiva de la empresa.
- Establecer un proceso de control y seguimiento de los indicadores clave de la empresa.
- Potenciar el flujo de caja a través de la priorización de gastos, análisis de reducción de costos generales y en últimas, aumentar capital.
- Reducir riesgos potenciales externos que pueden afectar el crecimiento de la empresa, como por ejemplo la inflación nacional y mundial y, el crecimiento del dólar, entre otros.
¿Quiénes deben participar en la construcción de la planeación financiera?
La planeación financiera viene de la mano de la planeación estratégica empresarial, razón por la cual todas las áreas que el emprendimiento o una pequeña empresa contenga, deben tener representatividad en este proceso.
Ahora, muchas veces sucede que un emprendimiento está compuesto por 2 o 4 personas, pero quizás tenga al menos unas 6 áreas para su adecuada operación…
En estos casos, es necesario la asignación de roles con base en la experiencia que cada persona posee, habrá algunas que llevarán dos roles y otras solo uno, todo dependerá de las necesidades actuales para que el nacimiento de esta nueva empresa pueda darse de manera efectiva, planeada y organizada.
Posterior a la fase de planeación, deberá haber una fase de seguimiento y control, por lo que este ejercicio mensual y trimestral es asumido por un responsable financiero o en su defecto, llevado a cabo por la gerencia.
¿Cuáles son los pasos para crear un plan financiero?
La planeación financiera no necesariamente requiere de grandes y costosos softwares para su funcionamiento, esto siempre dependerá del tamaño de la empresa, sin embargo, a veces solo necesita una planilla en Excel, siempre que ello le permita la estructura variable en función del crecimiento de la organización, plataforma de egresos (gastos e inversiones), además de:
- Balance general
- Estado de resultados.
- Flujo de caja
- Seguimiento de los indicadores clave de Gestión (KPIs).
Si bien este es un proceso profundo aquí verá algunos tips claves para que al momento de hacer una planeación financiera le brinde seguridad al momento de pedir créditos, financiación a través de socios, capital semilla, etc. o simplemente para hacer más optimizado el proceso de análisis económico de la Pyme o emprendimiento.
Veamos,
1. Hacer un diagnóstico
El diagnóstico es básicamente conocer dónde se está y qué se tiene como emprendimiento, así que es un punto de partida que le brindará conocimientos sobre las necesidades financieras, este debe incluir:
Estado de las capacidades:
- Recursos humanos
- Activos
- Operaciones
- Tecnología
Resultados de períodos anteriores:
- Evolución de la empresa (en caso de que apenas vaya a comenzar, se requiere el análisis de lo que se posee de base y qué se espera a corto y mediano plazo).
- Análisis de la competencia principal vs. Posicionamiento propio deseado.
Establecer y/o analizar los indicadores clave:
- Adquisición de clientes / Embudo de conversión + costo.
- Eficiencia operacional.
- Financieros: Operativos + endeudamiento + liquidez.
2. Analice la planeación estratégica
Como ya hemos mencionado la planeación financiera y la estratégica siempre van de la mano y no son excluyentes, por lo que tener claridad de la estrategia diseñada para la organización es un elemento clave y necesario.
Ambas planeaciones deben ser revisadas una vez al año de tal forma que pueda analizar las decisiones que deberá tomar para el siguiente año con base en los resultados obtenidos.
Lo ideal es responderse estas preguntas:
- ¿Necesito expandirme?
- ¿Qué áreas debo fortalecer o ampliar?
- ¿Necesito recursos nuevos?
- ¿Cómo afectará mi flujo de caja?
- ¿Necesito financiación? Si es así ¿De cuánto? Y por ende, ¿Cuál será mi capacidad de endeudamiento?
Posteriormente determine el impacto financiero que estas respuestas le darán para esos siguientes 12 meses que le esperan.
3. Diseñe proyecciones financieras
La responsabilidad financiera no solo es un tema que hay que realizar por Ley, es importante como una columna vertebral de cualquier organización, una vez hecho un diagnóstico, analizar las posibilidades con base en la planeación estratégica y las necesidades requeridas, será importante crear una serie de proyecciones financieras.
Estas pueden ser mensuales y/o anuales, aunque al inicio es importante generar a corto plazo un análisis que le permita ir modificando el plan sin mayores impactos negativos, de ahí que unas de las características de cualquier planeación es ser flexible y adaptable pero todo ello debe ser basado en datos reales y no solo en los esperados o deseados.
Así que, en función de los pronósticos de ventas, pago del recurso humano, suministros, gastos fijos y generales, etc. deberá ingresar los costos de los proyectos que se identificaron en el diagnóstico.
4. Construya KPIs
Con base en todos los pasos anteriores, los estándares observados en la competencia, el comportamiento de la industria en la que se encuentra el emprendimiento o la Pyme, las proyecciones, etc. la planeación financiera debe llevar unos indicadores clave, más conocidos como KPIs por su sigla en inglés (Key Performance Indicators).
Los KPI sirven como una base meta sobre la cual medir el desempeño futuro y también como una herramienta para la gestión de los indicadores de valor.
Estos pueden ser indicadores financieros de:
- Operación.
- Endeudamiento.
- Liquidez.
5. Busque asesoría
Si usted o el equipo con el que cuenta no poseen experiencia en temas financieros, no dude en solicitar esta ayuda al menos para conocer la base del proceso y, cómo puede darle seguimiento sin necesidad de mantener en su plantilla de contrataciones un experto financiero que esté disponible 24/7.
Recuerde que en Internet puede encontrar tanto empresas como entidades públicas que brindan este tipo de asesorías y, que además, pueden proveerle de plantillas y/o softwares que facilitan este proceso.
Esto implica identificar los momentos claves en los que requerirá de un contador para la entrega de informes, el pago de impuestos y el reporte anual requerido por ley, pero que además le permita tener un conocimiento básico de lo que debe hacer mes a mes, para que a final de año no tenga más pérdidas que ganancias por alguna falta de seguimiento financiero.
Conclusión
La planeación financiera es un paso necesario que debe realizarse de manera constante dentro de cualquier tipo de negocio, sin importar su tamaño, ya que lo que se espera es que una vez llegado a un punto de equilibrio la empresa pueda seguir creciendo.
Por otro lado, es un factor que muchos bancos o posibles socios inversionistas le requerirán para brindarle cualquier tipo de solución financiera.
En Credituti queremos que su negocio crezca por lo que no dude en hacer el cálculo de la solicitud de un crédito, los pasos son fáciles y puede hacerlo desde cualquier lugar.
